Hoe organiseer je een event? Een goede voorbereiding is het halve werk

Je beleeft het event al in gedachten en je kunt haast niet wachten om alle creatieve ideeën uit te werken. Maar organiseer je een event, dan heb je de juiste basis nodig voor succes. Hoe verleidelijk het ook is, laat de uitwerking voor jouw event nog even voor wat het is en richt je allereerst op een goede voorbereiding.

Wanneer start je met het organiseren van jouw event?

Het organiseren van een event is niet zo eenvoudig als het lijkt. Wanneer je als organisatie al meerdere events hebt georganiseerd, ben je al meer bekend met de to-do’s . Anderen organiseren slechts een enkele keer een event en zullen dus meer tijd moeten besteden aan het uitzoeken wat er nodig is om een goed event neer te zetten. De gemiddelde voorbereidingen komen neer op:

• Grote events: 6 maanden tot 1 jaar;
• Minder grote events: 3 tot 6 maanden.

Wat is de aanleiding van het event?

Bedenk wat de aanleiding is voor jouw event en definieer duidelijke doelstellingen voor het event dat je organiseert. Wat wil je bereiken, wat is het doel? Ga eerst na waarom je een event organiseert, maar uiteindelijk zijn de doelstellingen leidend voor jouw voorbereidingen. Stel het beschikbare budget vast aan de hand van offertes en onderzoek de haalbaarheid om de praktische zaken in beeld te krijgen.

Wie zitten er in jouw team?

Bepaal welke mensen jij nodig hebt om jouw event tot een succes te maken. Verdeel de taken en verantwoordelijkheden binnen jouw opgestelde team. Communicate is the key! Zorg er voor dat iedereen dezelfde doelstellingen voor ogen heeft en stel een gedetailleerd draaiboek op met wie, wat en wanneer doet. Werk wel het draaiboek continue bij zodat deze altijd up-to-date blijft en de planning behouden blijft.

Wat is de juiste locatie?

Een geschikte locatie is veel meer dan een plek waar jij je event organiseert. Het is belangrijk om rekening te houden met verschillende factoren. Zo moet de locatie aansluiten op de beleving van jouw bezoekers, jouw doelstellingen, hetgeen wat je wilt uitstralen met jouw event en de praktische aspecten.
TIP: Ga altijd kijken bij verschillende locaties om de uitstraling van verschillende locaties te beleven en mogelijkheden te ontdekken.

Hoe zit het met de verzekeringen en vergunningen?

Het zijn niet de meest creatieve aspecten om mee bezig te houden, maar vergunning en verzekeringen vormen wel de randvoorwaarden om alles mogelijk te maken. Een vergunning aanvragen kost vaak tijd en dat is nou net wat jij als organisator vaak tekort komt. Het is dus aan te raden om deze zaken zo snel mogelijk te regelen.

• Evenementenvergunning.
  

  De vergunningen verschillen vaak per gemeenten en locatie. Informeer bij de gemeente welke vergunningen nodig zijn voor jouw event. De gemeente wordt met advies bijgestaan door de politie en brandweer, die ervaring hebben met events in de omgeving waar zij de verantwoordelijkheid voor hebben betreft orde en veiligheid. In de vergunning staat welke maatregelen de organisator moet nemen om de veiligheid, openbare orde en gezondheid te waarborgen. Het draaiboek, die je vooraf hebt opgesteld, kan een onderdeel zijn van de aanvraagprocedure.

• Ontheffing geluidsoverlast
  

  Muziek brengt sfeer, maar ook de nodige decibels. Informeer bij de locatie in welke mate je met geluidsnormen te maken hebt en vraag zo nodig een vergunning voor geluidsoverlast aan. Deze vergunning valt onder de milieuvergunning en heeft het toegestane maximum aantal decibel vastgelegd.

• Drank- en horecavergunning

  Het schenken van alcoholische dranken op een besloten feestje is geen probleem, mits de cateraar of locatie in het bezit is van een ontheffing op grond van de drank- en horecawet. Wanneer je een groter event organiseert is er een APV-vergunning (Algemene Plaatselijke Vordering) nodig.

• Plaatsen van podia, stellingen, tribunes en tenten

  Misschien heb je bedacht om een groot podium of tenten te plaatsen om het event aan te kleden. Wanneer je een tent, podium, stelling of tribune plaatst, heb je een gebruikersvergunning nodig. De gemeente en brandweer vragen om zaken als een plattegrond, de afmetingen, material, exacte plaats, het aantal personen dat wordt verwacht, het aantal nooduitgangen en situering ervan. De brandweer kan op basis van deze gegevens nagaan of de plaatsing verantwoord is. Hou er rekening mee dat de brandweer tijdens het event kan komen controleren of aan alle brandveiligheidseisen zijn voldaan. Als dit niet het geval is, heeft de brandweer het recht om het event stilt te leggen of zelfs af te lassen.

• Sluitingstijd

  Aan al het leuke komt een eind. Zorg er voor dat het eind van jouw event goed is geregeld. Vrijwel iedere locatie heeft te maken met een uiterlijke sluitingstijd. Door toestemming te vragen aan de gemeente kan jouw event nog een aantal uurtjes langer doorgaan, mits je niet te veel overlast veroorzaakt voor omwonende. Het aanvragen van een ontheffing wordt doorgaans geregeld door de locatie verschaffer.

• Verzekeringen

  Bedenk vooraf welke risico’s je loopt en welke risico’s je zou willen indekken met een verzekering. Maak een risicoanalyse om dit goed in te schatten en erop in te spelen. Toch blijven er altijd risico’s die niet uit te sluiten zijn en wordt er aangeraden om gebruik te maken van een annuleringsverzekering, ongevallenverzekering en een burgerlijke aansprakelijkheid.

Bereid jouw event goed voor

Om jouw event tot een succes te maken, hebben wij de bovenstaande voorbereidingen en tips verwerkt in een event checklist. Begin met een goede voorbereiding en download de complete Event checklist.