Samen met de organisatie van de succesvolle beurs Masters of LXRY, tegenwoordig MASTERS EXPO, creëerden wij een uitnodigingsmodule binnen ons ticketingsysteem. Met deze uitnodigingsmodule kan de organisatie haar exposanten een bepaald aantal e-tickets toekennen. De exposant kan vervolgens haar relaties digitaal uitnodigen voor de beurs door hen gepersonaliseerde e-tickets toe te sturen. Daarnaast worden de arrangementen en tickets voor bezoekers van de beurs aangeboden via onze geïntegreerde ticketshop op de website van de beurs. Dit maakt onze uitnodigingsmodule in combinatie met onze ticketshop een zeer geschikte oplossing voor beurzen en andere events waarbij de gasten, partners, crewleden, etc. een digitale uitnodiging met e-ticket mogen ontvangen.
Van hardcopy tickets naar digitale e-tickets via uitnodigingssysteem
MASTERS EXPO is het vervolg op de succesvolle beurzen Masters of LXRY en de Miljonair Fair. Dit eigenzinnige live-marketing-concept biedt honderden zorgvuldig geselecteerde exposanten een platform om het mooiste en meest exclusieve aanbod op hun vakgebied aan de tienduizenden bezoekers uit binnen- en buitenland te presenteren.
Tot een paar jaar geleden ontvingen die exposanten hardcopy (geprinte) tickets waarmee zij hun relaties konden uitnodigen voor de beurs. Deze uitnodigingsflow met hardcopy tickets hebben wij voor de editie van 2018 samen met de organisatie kunnen transformeren tot een digitale uitnodigingsflow binnen ons ticketingsysteem. Hiermee werd het voor de organisatie eenvoudig om onder andere ticketwijzigingen door te voeren, vooraf de benodigde bezoekersinformatie te verzamelen en ontstond er een geautomatiseerd overzicht van ticketaantallen.
Na iedere editie werd de uitnodigingsmodule gefinetuned zodat deze voldoet aan de wensen van de organisatie. In combinatie met de andere opties binnen ons ticketingsysteem, zoals de Mailcampagnes, badge printing en diverse ontwerp opties, is de uitnodigingsmodule ook zeer geschikt voor andere beurzen en soortgelijke events.
De digitale uitnodigingsflow van begin tot eind
De digitale uitnodigingsflow start bij het toekennen van een bepaald aantal tickets aan exposanten, vrijwilligers, VIPS, etc. Dit is mogelijk nadat je als organisator van het event samen met één van onze accountmanagers een Event hebt aangemaakt in ons systeem. Daarmee creëer je jouw Persoonlijk Dashboard binnen Yourticketprovider.
In de ticketshop kun je een bepaald aantal tickets selecteren en toekennen aan iemand (bijvoorbeeld een exposant) door zijn of haar e-mailadres in te vullen. Het is zelfs mogelijk om voor iedere exposant een ticket met een eigen ticketnaam aan te maken. Op die manier heb je de afgesproken ticketaantallen overzichtelijk in beheer als organisatie én kan een exposant eenvoudig bijbestellen.
2. De mail met de link naar de pagina voor het versturen van de e-tickets.
De exposant ontvangt een mail met de link naar zijn eigen pagina waar hij de toegewezen tickets kan verdelen onder zijn relaties. Deze mail kun je als organisatie van het event volledig wijzigen en opmaken naar eigen stijl, zoals in het voorbeeld hieronder.
3. De pagina voor het personaliseren en versturen van de e-tickets.
Via zijn eigen pagina beheert de exposant zijn toegewezen tickets. Ook deze pagina is aan te passen naar de huisstijl van het event.
Op deze pagina kan de exposant zijn relaties uitnodigen door hen een bepaald aantal e-tickets toe te sturen. Het kan gaan om één ticket of hij verstuurt direct meerdere tickets in één keer. Ook is het mogelijk zijn eigen naam in te vullen als afzender, zodat de relatie weet door wie zij is uitgenodigd.
Onderaan de pagina ziet de exposant in één overzicht welke tickets er nog niet zijn verstuurd. Hier kan hij tevens gegevens aanpassen en e-tickets opnieuw versturen naar een relatie.
4. De relatie ontvangt de uitnodigingsmail met haar e-tickets.
De relatie ontvangt de uitnodigingsmail met de te downloaden e-tickets. De tekst en verdere opmaak van deze mail is wederom volledig vorm te geven naar de huisstijl van het event, zie hieronder twee verschillende voorbeelden. Ook de pdf-versie van het e-ticket kun je als organisatie van het event zelf ontwerpen. Op die manier worden gasten professioneel en geheel in stijl van het event uitgenodigd voor jouw event.
Heb je vragen over onze uitnodigingsmodule of ben je benieuwd of deze uitnodigingsflow ook bij jouw event past? Neem contact met ons op, we denken graag met je mee!
Onderwerpen: event, organisatie, ticketverkoop, ticketing, ticket systeem, bezoekers, exposant, beurs, uitnodigen, uitnodigingssysteem