Events werden massaal gecanceld na aankondiging van de Corona-maatregelen en vele bezoekers namen direct contact op met de vraag wat er met hun betaalde ticket zou gebeuren. Een onverwachte situatie waarop snel gereageerd moest worden.
“Op het moment dat de corona uitbrak hadden wij wel meer dan 40 evenementen in de verkoop staan.” – Philip de Bruïne, Happy Group.
Alle ticketgelden terugstorten? Dan moet ook anders kunnen
Noodgedwongen moesten organisatoren hun, soms al uitverkochte, events annuleren en alle bezoekers compenseren voor de gekochte tickets. Het terugstorten van alle ticketgelden heeft een enorme impact op organisaties en is daarmee geen favoriete optie. Ook een groot aantal van de bezoekers gaf aan hun events te willen steunen en géén (volledige) refund te willen ontvangen. Hierdoor ontstond er een grote vraag naar andere compensatiemogelijkheden dan enkel de optie om alle ticketgelden terug te storten.
Om onze klanten en ticketkopers zo goed mogelijk te ondersteunen, ontwikkelde ons team binnen no-time een tool met verschillende compensatiemogelijkheden: vouchers, gedeeltelijke én volledige donaties, refunds en een optie voor een eigen invulling, zoals het behouden van een ticket voor volgend jaar of het verplaatsen van tickets naar een ander event.
“Niet alleen benadrukt deze tool dat Yourticketprovider zich blijft ontwikkelen, maar ook dat je als klant goede ondersteuning krijgt op het gebied van ticketing en dat ze met je meedenken.
De pas ontwikkelde compensatietool is voor ons echt een uitkomst voor de afwikkeling van de annulering van ons event. Het heeft ons in staat gesteld om op een heldere en duidelijke manier de verschillende compensatiemogelijkheden voor te leggen aan onze bezoekers.” – Inge Valkenburg, LUSTR.
Zoals LUSTR, evenementen organisator van onder andere Festival Classique, aangeeft, gaat het naast het ontwikkelen van de tool ook om de ondersteuning die wij hierbij geven. Zo versturen wij tijdens dit proces de mail met verschillende compensatiemogelijkheden naar bezoekers, verzamelen wij de keuzes van de bezoekers, maken wij deze keuzes inzichtelijk voor onze klanten met realtime statistieken én voeren wij tot slot de compensaties uit.
Niet zomaar een voucher, maar een tegoedbon
Anders dan bij de meeste andere ticketing partijen werkt een voucher bij Yourticketprovider als een tegoedbon en bevat de voucher de waarde van de bestelling. Door de vouchercode tijdens het bestelproces in te voeren, wordt de waarde van de voucher automatisch in mindering gebracht op de bestelwaarde. Wanneer de waarde op de voucher hoger is dan de bestelwaarde, blijft het overige bedrag als tegoed op de voucher staan. Het is óók mogelijk om meerdere vouchers te gebruiken in één bestelling of deels bij te betalen.
Evenementenbureau Happy Group, bekend van concepten als Happy Feelings, Cirque de Zoleip en Vrienden van!, maakte gebruik van de voucher optie voor meer dan 40 evenementen. Vanaf 1 juli konden hun bezoekers de vouchers zelfs al gebruiken bij de aankoop van tickets voor hun alternatieve terras evenementen.
“Vooral dat we veel van onze bezoekers een voucher konden sturen was heel relaxed. Het heeft ons een hoop handwerk gescheeld en wij hebben onze bezoekers snel kunnen compenseren.
Plus het feit dat diezelfde mensen hun vouchers nu alweer kunnen inwisselen voor onze huidige events of merchandise, is helemaal top.” – Philip de Bruïne, Happy Group.
Veel bezoekers steunen hun favoriete events met donaties
Het is erg mooi om te zien dat veel bezoekers hun favoriete events willen steunen door hun ticketbedrag te doneren aan de organisatie. Tóch bleek de drempel hiervoor te hoog als het gaat om grote aankoopbedragen. Precies om die reden is het naast een volledige donatie nu ook mogelijk om een gedeeltelijke donatie te ontvangen van bezoekers. De bezoeker bepaalt daarbij zelf het te doneren bedrag en het overige bedrag wordt teruggestort of omgezet in een voucher. Met als resultaat, vele gulle donaties van bezoekers aan event organisatoren.
De ontwikkeling van de compensatietool is onderdeel van ons ‘Corona steunpakket’ voor event organisatoren. Benieuwd naar dit initiatief? Hier lees je meer over het steunpakket.
Ben je geïnspireerd geraakt om zelf aan de slag te gaan? Wij ook! Laat het ons gerust weten als je wil sparren over jouw idee, we helpen je graag op weg!
Onderwerpen: event, organisatie, ticketverkoop, ticketing, ticket systeem, bezoekers, COVID19, vouchers, donatie, geannuleerde events, compensaties