5 tips om de no show te verminderen

Wanneer je een event organiseert, krijg je vaak te maken met no shows. No show is de grootste frustratie van iedere organisator: je investeert veel tijd en moeite in de planning, organisatie en promotie van je event en vervolgens komt een deel van de bezoekers toch niet opdagen.

Of het nu gaat om bezoekers die een ticket gekocht hebben of om aanmeldingen voor een gratis business event, de gemiddelde no show is 20%. Het is van belang om het begrip no show in de juiste context te zien met jouw event en dat jij vanuit daar bepaalt hoe nadelig de no show is. Het is niet te voorkomen, maar wel te minimaliseren. Hier zijn vijf tips om mee aan de slag te gaan:

1. Pre-registreren

Organiseer je een business event of een gratis event? Ook dan wil je vooraf weten hoeveel bezoekers je kunt verwachten. Maak hiervoor gebruik van pre-registraties. Door middel van een pre-registratie ontvang je e-mailadressen van jouw bezoekers, waardoor je hen per mail kunt voorzien van informatie en hen kunt enthousiasmeren. Bezoekers die vooraf persoonlijk geïnformeerd worden en enthousiast raken over het event zijn tenslotte eerder geneigd daadwerkelijk naar het event te komen. Ze voelen zich zelfs al een beetje verbonden aan het event. Ook kun jij met pre-registratie bij een online ticketing systeem vooraf de aanmeldingen controleren en goedkeuren. Zo zorg je er zelf voor dat de bezoekers relevant zijn voor het event.

2. Bevestig persoonlijk de aankoop of aanmelding

Een persoonlijke ontvangstbevestiging geeft de bezoeker het gevoel dat zijn/haar aanwezigheid wordt gewaardeerd en zorgt voor een verhoogde eventbeleving. Stuur jouw bezoekers daarom een ontvangstbevestiging zodra zij zich hebben aangemeld of een ticket hebben gekocht. Bouw een band op met de bezoeker en maak het persoonlijk. De bezoeker voelt zich hierdoor gezien en is eerder geneigd daadwerkelijk naar jouw event te komen. Zorg in de maanden voor het event dat je als organisator meerdere contactmomenten hebt met de bezoekers gedurende hun klantreis.

3. Creëer duidelijkheid en blijf vooral enthousiasmeren

Het zijn de organisatoren die verder gaan dan enkel de verwachtingen en juist inspelen op de latente behoeften, die bezoekers een unieke beleving geven. Je kunt deze behoeften nog beter in kaart brengen met de Empathy Map. Het is namelijk altijd aan te raden om de bezoekers in positieve zin te verrassen. Dit betekent natuurlijk niet dat je het gehele programma geheim moet houden tot het laatste moment. Die onwetendheid kan juist averechts werken. Door duidelijkheid te creëren weten de bezoekers wat zij kunnen verwachten en zullen zij minder snel op het laatste moment afhaken. Hoe je ze wel positief kunt verrassen heeft alles te maken met de eventbeleving en lees je in het artikel ‘3 manieren waarmee event beleving werkt!’.

Een duidelijke communicatie vooraf is dus the key. Houd de bezoekers op de hoogte van jouw plannen en activiteiten voor het event en deel je enthousiasme. Zorg dat jouw event beschikt over vernieuwde en unieke elementen waarvoor jouw doelgroep tijd wilt vrij maken. Gebruik deze elementen in de aanloop naar je event zodat de bezoekers enthousiast raken én vooral blijven.

Door social media in te zetten zorg je ervoor dat het event gaat leven, wat de kans op no shows verkleint. Maak daarom een Facebookpagina aan en gebruik een hashtag waarop bezoekers jou kunnen volgen. Blijf hen herinneren wat het event hen oplevert en waarom ze het niet willen missen. Organiseer je een business event? Deel op social media wie er op jouw event komt spreken en start eventueel een groepsdiscussie in de thema’s die een rol spelen op jouw event. Social media zijn ook een perfect middel om de bezoekers met elkaar, vooraf aan het event, in contact te brengen. Deze transparantie zorgt ervoor dat de bezoekers ervan op de hoogte zijn wie de andere bezoekers zijn waarmee zij wellicht willen netwerken op het event.

4. Doelgerichte marketing campagnes

Veel organisatoren maken gebruik van verschillende fases in de ticketverkoop. Het starten met early bird ticket en afsluiten met een late bird ticket is tegenwoordig heel normaal. Zo zijn er veel bezoekers die al maanden van tevoren hun goedkope
early bird ticket hebben gekocht en dus nog lang geprikkeld en geënthousiasmeerd moeten worden.

Bij enkele ticketing systemen ontvang je de benodigde bezoekers informatie die je kunt gebruiken voor jouw marketing campagnes. Segmenteer jouw bezoekers voor gerichte en effectieve marketing campagnes. Zo kun je de bezoekers die in een vroeg stadium een ticket gekocht hebben, belonen met een aantal gratis munten. Dan hebben zij nóg meer redenen om naar jouw event te komen. Organiseer je een business event waar bezoekers zich gratis voor kunnen aanmelden? Ook dan is het mogelijk om via een ticketing partij bezoekers informatie te vragen tijdens het bestelproces. Met deze informatie kun je gerichte marketing campagnes opzetten en inspelen op de behoeften van de bezoekers. Ben je benieuwd naar de latente behoeften van jouw bezoekers? Maak dan gebruik van de Empathy Map voor nog persoonlijkere campagnes.

5. Stimuleer een tweedehands ticket(verkoop)

Er kunnen verschillende redenen zijn voor een ticketkoper om uiteindelijk niet aanwezig te zijn op jouw event. Misschien is er wel iets anders tussen gekomen en wordt het ticket daardoor niet meer gebruikt, zonde! Jij hebt namelijk wel gerekend op deze bezoeker met de planning, kosten en organisatie van het event. Wellicht wilde de bezoeker het ticket doorverkopen of weggeven, maar kon niemand in zijn vrienden- en familiekring gebruik maken van het ticket. Dan zou het super handig zijn dat jij tweedehandsverkoop toestaat voor het event. Zo wordt het ticket alsnog gebruikt.

Het is dan ook aan te raden om de tweedehands ticketverkoop te stimuleren zodat er optimaal gebruik wordt gemaakt van jouw event capaciteit. Maak reclame voor de doorverkoop via jouw website of social media kanalen. Je kunt deze doorverkoop bij een ticketing systeem opzetten om ervoor te zorgen dat de tickets veilig en eerlijk verkocht worden. Als je deze doorverkoop bij jouw ticketing systeem opzet, krijg je inzichten in de actuele verkoopstatistieken en bezoekersaantallen. Vaak zit er voor de organisator van het event zelfs een verdienmodel aan tweedehandsverkoop, waardoor het ook op financieel gebied erg gunstig kan zijn.

Helemaal voorkomen zal niet lukken, maar de no shows verminder je vooral door een persoonlijke benadering met meerdere contactmomenten. Breng het no show percentage naar beneden door onze vijf tips te gebruiken en zorg ervoor dat jouw tickets worden gebruikt. Vergeet overigens niet de trouwe bezoekers te bedanken voor hun komst met eventueel een kortingscode voor het volgende event of een klein presentje. 

Bij het organiseren van een event is het van belang goed te weten wat de (latente) behoeften van je bezoekers zijn om op eigen wijze hierop in te spelen. Maak de gedachten en gevoelens van jouw bezoekers inzichtelijk en verplaats jezelf in de belevingswereld van je (ideale) bezoeker aan de hand van de Empathy Map.