Hoe zet je een livestream op voor een online event?

We kunnen er niet meer onderuit; livestreams. Of het nu gaat om work of pleasure, de coronamaatregelen zorgen ervoor dat de wereld steeds meer online gaat en dat biedt de evenementenbranche kansen. Via een live streaming event kun je jouw bezoekers betrokken houden bij jouw events, maar ook nieuwe mensen bereiken en omzet genereren met een ticketverkoop. Hoe werkt een livestream event nu precies?

Wat kun je doen met streaming?
Het zal voor de meeste organisatoren even wennen zijn, een livestream aanbieden. Wellicht had je jouw event al helemaal uitgedacht, maar dwingen de coronamaatregelen je het concept om te gooien naar een online variant of wil je gewoon iets nieuws proberen met livestreaming. Hoe dan ook, met een online event kun je meerdere kanten op gaan!

 
Formats
Er zijn verschillende formats voor online events. Je kunt kiezen voor webinars, masterclasses en workshops die mensen thuis eenvoudig live kunnen volgen. Maar er zijn natuurlijk ook kansen voor huiskameroptredens, beurzen of urenlange DJ-sets van jouw festival om jouw bezoekers betrokken te houden.

 
Duur van het event
Het ligt er een beetje aan wat voor streaming je aanbiedt, maar een online event moet meestal veel korter duren dan een offline event. Kijkers kunnen minder lang de focus houden en zijn gemakkelijk afgeleid, helemaal wanneer zij thuis achter een scherm zitten. Bedenk daarom altijd goed wat het doel is van de livestream en maak de stream niet te lang met informatie dat niet van toegevoegde waarde is. Op deze manier blijft het online event interessant voor jouw kijkers.

Inkomsten genereren
Via een ticketing systeem kun je tickets verkopen voor jouw online event. Door een ticketverkoop kun je jouw online event beveiligen en enkel ticketkopers toegang bieden tot de livestream. Ticketkopers kunnen de livestream dan openen met een unieke toegangscode die zij ontvangen bij de aankoop van een ticket.

Een goede voorbereiding is nog altijd het halve werk!
Je wilt natuurlijk dat jouw kijkers niet afhaken tijdens de streaming of gestoord worden door een slechte verbinding. Het is dus van belang dat de kwaliteit en techniek goed op orde zijn.

Streaming software
Er zijn verschillende tools die je kunt gebruiken voor jouw streaming, zoals Youtube of Zoom. Wanneer je een kleiner budget hebt is het goed te doen om jouw online event aan te bieden via deze kanalen. Wanneer je een belangrijke livestream hebt is het aan te raden om een professionele partner in te schakelen. Op die manier ben je verzekerd van goed beeld, licht, geluid en meestal een back-up plan mocht het onverwachts misgaan.

Regie
Zorg ervoor dat het personeel is gebriefd en iedereen op de hoogte is van de planning, ongeacht het soort online event dat je gaat streamen. De streaming wordt live uitgezonden, dus je wilt onnodige fouten of blunders voorkomen ;). Bij kleinere livestreams geeft het extra houvast, maar bij grotere livestreams kun je niet zonder een gedetailleerd draaiboek.

Er zijn een aantal (technische) dingen te bedenken die mis kunnen gaan tijdens een streaming. Bedenk van tevoren wat er bij jouw type online event mis zou kunnen gaan en zorg voor een plan B. Stream bijvoorbeeld voor de zekerheid naar twee platformen en zorg dat je een vaste internet aansluiting hebt in plaats van streamen op de wifi verbinding.

 
Hardware
Bied jouw kijkers de juiste kwaliteit door gebruik te maken van de juiste hardware. Wanneer jezelf aan de slag gaat, heb je in principe voldoende aan een goede laptop met ingebouwde camera en microfoon. Zorg dat deze goed werkt, want niemand wilt luisteren naar een video met slechte audio. Wil je het graag iets professioneler aanpakken? Ga dan op zoek naar een professioneel bedrijf die ervoor zorgt dat alles goed klaarstaat.

Communiceer met jouw kijkers.
Door de kijkers zo goed mogelijk door jouw customer journey te laten gaan, betrek je hen continue bij het online event. Zorg er dus voor dat er verschillende contactmomenten zijn vanaf het moment dat zij kennis maken met het event tot na de livestream.

Promoten
Promoot jouw online event om het maximale uit de live streaming te halen. Gebruik social media kanalen, nieuwsbrieven en andere communicatie uitingen om zoveel mogelijk kijkers te enthousiasmeren voor jouw event. Creëer een eigen hashtag voor het event zodat kijkers deze kunnen gebruiken op hun socials.

 
Interactie
De hang naar het samenzijn speelt nog steeds, ook bij online events. Jouw bezoekers kunnen dan niet fysiek samenkomen, toch zijn er verschillende mogelijkheden om het saamhorigheidsgevoel te bereiken via een online streaming. In de meeste gevallen bieden social media platformen een vorm van interactie aan tijdens een livestream. Vaak is dit in de vorm van een livechat of een poll.

Daarnaast zijn er verschillende manieren op jouw kijkers betrokken te houden bij de streaming. Een quiz, stelling of Q&A zorgen ervoor dat de aandacht bij het online event blijft en vergroot de kans dat zij ook het volgende event willen bijwonen. Het is daarom handig om de livestream met minstens twee personen te doen, zodat de één spreekt en de ander de vragen beantwoordt.

Tip! Om de beleving te vergroten kun je vooraf aan het online event een deelnemerspakket versturen met items die een rol spelen tijdens de livestream.

 
Heads- en Follow up
Hebben de kijkers zich moeten registreren voor jouw event? Gebruik dan de e-mailadressen om voorafgaand aan de livestreaming een herinneringsmail te versturen, zodat zij bij de livestream aanwezig zijn.

Het is verstandig een kopie op te nemen van de livestream zodat je al het beeldmateriaal kunt gebruiken als marketing content. Gebruik het beeldmateriaal bijvoorbeeld voor teaservideo’s van toekomstige events, deel het materiaal op social media om terug te blikken én maak mensen die niet aanwezig waren enthousiast voor een mogelijk volgend event. Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om terug te blikken naar de streaming van het online event in een bedankmail naar je kijkers.

 
CTA’s
Sluit de livestream af met een call to action (CTA). Het is de perfecte kans om te vragen of zij jou willen volgen op jouw social media kanalen, om je website te bezoeken of zich aan te melden voor een volgend event.

Ben je geïnspireerd geraakt om zelf aan de slag te gaan? Wij ook! Laat het ons gerust weten als je wil sparren over jouw idee, we helpen je graag op weg!